En charge de l’application du règlement de copropriété par l’ensemble des occupants de l’immeuble et de la mise en œuvre des décisions votées par l’assemblée générale, les syndics se retrouvent souvent débordés par la gestion des litiges.
De nouvelles obligations
Depuis le 1er janvier 2017, la loi ALUR exige que toutes les copropriétés constituent un dossier disponible à la consultation afin de permettre à l’administration d’effectuer facilement un suivi et de pouvoir fournir rapidement des informations pertinentes et à jour à qui en ferait la demande.
- L’immatriculation
L’immatriculation de la copropriété doit être réalisée par le syndic afin que soient consignées toutes les informations pertinentes au sein d’un registre national comme : les données d’identification du syndicat des copropriétés, les données financières, les données sur le bâti, les informations sur d’éventuelles difficultés au sein de la copropriété.
- La fiche synthétique
La fiche synthétique de copropriété, dont la rédaction est dévolue au syndic, rassemble les données financières et techniques de la copropriété. Sa mise à jour doit être faite chaque année, par le syndic. Il s’agit d’un document important qui doit pouvoir être mis à la disposition de tout copropriétaire ou futur acquéreur qui en ferait la demande. L’entrée en vigueur de cette nouvelle obligation est échelonnée en fonction de la taille de la copropriété. Ainsi, la rédaction de cette fiche est déjà obligatoire pour les grandes et moyennes copropriétés (plus de 50 lots) mais ne sera exigible qu’à partir de janvier 2019 pour les petites copropriétés de moins de 50 lots.
- Le carnet numérique de suivi et d’entretien
Véritable carnet de santé du bâtiment, le carnet numérique de suivi et d’entretien est obligatoire pour toute construction neuve, ceci depuis le 1er janvier 2017. Il doit comprendre toutes les informations concernant l’entretien et l’amélioration de la performance énergétique des lots et des parties communes de la copropriété. Il inclut également le dossier de diagnostic technique en cas de location ou de vente afin de donner toutes les informations nécessaires aux futurs locataires ou acquéreurs.
- Le fonds de travaux obligatoire
La constitution d’un fonds de travaux est obligatoire depuis le 1er janvier 2017. Toute copropriété d’immeuble construit depuis plus de 5 ans est concernée par cette mesure. Son objectif : permettre aux copropriétés de préparer de manière plus sereine le financement de travaux de rénovation et de maintenance en leur conférant les réserves financières nécessaires. Un compte bancaire séparé (et non rémunéré) doit être créé. Le montant de la cotisation annuelle obligatoire ne pourra pas être inférieur à 5 % du budget voté en assemblée générale. Une dérogation est possible pour les petites copropriétés de moins de 10 lots pourvu qu’elles le décident par vote unanime en assemblée générale ou lorsque le diagnostic technique global (DTG) ne fait apparaitre aucun besoin de travaux pour les 10 années à venir.
Des litiges « à tous les étages »
Au sein de la copropriété, les sources de différends sont multiples et variées. Le nombre de litiges recensés augmente chaque année.
Au premier plan, les recouvrements de charges de copropriété qui représentent 70 % des litiges*. Ces différends, s’ils ne sont pas rapidement traités, peuvent fragiliser la santé financière de la copropriété et entraîner des contentieux avec les employés de l’immeuble par exemple, dont il devient impossible de payer les prestations. Il revient au syndic d’agir pour régulariser la situation des copropriétaires défaillants.
Les troubles de voisinage font également partie des litiges courants. Ils peuvent être engendrés par les copropriétaires particuliers (bruit, musique, animaux, travaux aux heures interdites) mais aussi par les copropriétaires professionnels (nuisances liées à la clientèle d’un bar, allées et venues de personnel dans l’immeuble, etc).
Autre violation ordinaire du règlement de copropriété, l’usage abusif des parties communes. Il peut être commis par un ou plusieurs copropriétaires, et lèse effectivement le reste de la copropriété. C’est une situation que le syndic se doit de régulariser en demandant aux copropriétaires en infraction de se mettre en règle vis-à-vis du règlement.
Comme toute organisation, un syndic a vocation à travailler avec tous types de partenaires, notamment des employés directs et des prestataires. Ces relations sont susceptibles de donner lieu à des litiges sur des éléments transactionnels (vices de construction dans le cadre de travaux par exemple).
Enfin, l’action même du syndic peut faire l’objet de litiges avec la copropriété. En cas d’erreurs ou de manquements répétés de la part du syndic, le syndicat des copropriétaires peut être amené à intenter une action à son encontre, action qui pourrait engager sa responsabilité civile ou pénale, ou encore mener à sa révocation. Ce sont des risques contre lesquels le syndic doit se prémunir, en assurant une gestion rigoureuse mais aussi en s’appuyant sur une assistance juridique.
L’offre Lexéa répond à toutes les problématiques des copropriétés. Les juristes Covéa Protection Juridique sont en mesure de fournir au syndic tous les renseignements dont il peut avoir besoin à tout moment. Ils peuvent également avoir un rôle de coordinateur ou de négociateur pour résoudre les litiges. La résolution à l’amiable est souvent privilégiée pour un règlement plus rapide du litige. En cas d’impayés de charges, par exemple, le juriste obtiendra un paiement immédiat ou mettra en place un échéancier et veillera à sa bonne exécution.
* Etude du ministère de la justice de février 2016
ⓐ Adobe Stock - svetazi
