« Examen de comptabilité à distance »
Formalisé dans l’article 14-II-3° de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016, l'examen de comptabilité à distance donne désormais aux services des impôts les moyens de réaliser des opérations de contrôle à distance à partir des comptabilités informatisées des entreprises. Ce contrôle à distance permet d'effectuer des opérations de contrôle sans se déplacer dans les locaux. Toutes les entreprises disposant d’une comptabilité informatisée sont concernées, de la TPE à celles cotées.
Les entreprises faisant l'objet de ce type de contrôle doivent envoyer à l'administration fiscale les fichiers des écritures comptables dans un délai de 15 jours à compter de la réception de l’avis d’examen de comptabilité. L'administration fiscale dispose alors de 6 mois pour effectuer le contrôle au cours duquel elle échange avec le contribuable par écrit ou par oral.
Cet examen de comptabilité à distance préserve les garanties accordées au contribuable lors d'un contrôle fiscal (possibilité de se faire assister et de présenter des observations).
À la fin des opérations de contrôle, comme dans le cadre de la vérification de comptabilité, l'administration devra adresser au contribuable un avis d'absence de rectification si tout est conforme ou une proposition de rectification en cas d’irrégularités.
En cas de non transmission des informations ou de non-conformité du fichier des écritures comptables, les entreprises s’exposent à une sanction de 5 000 € applicable pour chaque exercice fiscal faisant l’objet du contrôle.
Ce nouveau type d’examen plus automatisé, va entrainer une augmentation du nombre de contrôles, dépendant malgré tout, des effectifs de l’administration fiscale. Il pourrait entrainer une complexification des échanges entre l’entreprise et l’administration fiscale notamment dans la période de justification. Afin de faciliter la vérification, les entreprises doivent adopter une posture proactive en justifiant par anticipation les écritures comptables qui pourraient suscitées des interrogations et en restant en contact permanent avec le vérificateur tout au long du contrôle.
« Examen périodique de sincérité »
Parallèlement, les Organismes de Gestion Agréés (OGA) doivent désormais procéder à un nouveau contrôle, dit examen périodique de sincérité (EPS), des pièces justificatives comptables de leurs adhérents. L’objectif étant de vérifier que leur déclaration fiscale est correctement établie.
L'organisme doit ainsi contrôler :
- les amortissements, provisions, exonérations, abattements, réductions ou crédits d'impôts dont a bénéficié l'adhérent au cours de l’exercice soumis à l’examen ;
- certaines pièces justificatives de dépenses afin de vérifier la déductibilité des charges. L’examen porte sur la conformité d’une pièce justificative de dépense par rapport à l’écriture comptable.
Pour les adhérents de l'OGA dont la comptabilité est tenue ou présentée annuellement par un professionnel de l'expertise, l'EPS a lieu en principe au moins une fois tous les 6 ans. Pour les adhérents dont la comptabilité n'est ni tenue, ni présentée par un professionnel de l'expertise comptable, elle a lieu au moins tous les 3 ans. L’examen porte sur un exercice clos.
L’OGA dispose d’un délai de 9 mois à compter de la date de réception des déclarations de résultat pour réaliser l’EPS. À l’issue de l’EPS, un compte-rendu de mission est établi par l’OGA. L’OGA peut demander des pièces complémentaires auprès de l'adhérent, notamment pour des charges personnelles de l'exploitant et des dépenses pour lesquelles aucune pièce justificative n'est transmise.
Si cette demande n'est pas suivie d'effet, l’organisme doit produire un compte rendu de mission négatif, tout en faisant apparaître sur celui-ci la référence, la date, la nature et le montant de la pièce justificative en litige. Une copie du compte-rendu est adressée au service des impôts.
Pour bien se préparer aux contrôles et prévenir le risque de sanction, les entreprises doivent mettre en œuvre les procédures adaptées à ces 2 nouveaux types de contrôles afin de gagner du temps et pouvoir se concentrer sur leur activité.
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